Koulun ylläpitäjä (rehtori, koulusihteeri tai muu ylläpitäjä) saa sähköpostiinsa viestin, kun uusi opettaja haluaa liittyä koulun opettajalistalle. Hänet pitää käydä hyväksymässä Opepalveluun, jotta hän pääsee käyttämään koulun lisenssejä.
Ylläpitäjä näkee hyväksyntää odottavat opettajat Opepalvelussa Koulu-näkymän Opettajat-osiossa kohdassa ”Hyväksyntää odottavat opettajat”, josta hän pääsee hyväksymään uuden opettajan kouluun.
Jos koululla ei ole ylläpitäjää, opettaja hyväksytään Otavan toimesta.