Koulun ylläpitäjä (rehtori, koulusihteeri tai muu ylläpitäjä) saa sähköpostiinsa viestin, kun uusi opettaja haluaa liittyä koulun opettajalistalle. Uusi opettaja on hyväksyttävä Opepalveluun, jotta hänellä on pääsy koulun käyttämiin digimateriaaleihin.
Ylläpitäjä näkee hyväksyntää odottavat opettajat Opepalvelussa Koulu-näkymän Opettajat-osiossa ”Hyväksyntää odottavat opettajat”, josta hän pääsee hyväksymään uuden opettajan kouluun.
Jos koululla ei ole ylläpitäjää, opettaja hyväksytään Otavan asiakaspalvelussa (asiakaspalvelu@otava.fi).